İş Dünyası

Ekip Toplantılarına Grup Katılımını Artırmanın On Yolu

Liderler, ekip üyelerinin iş hakkında açıkça iletişim kurduğu ve problem çözmeye katıldığı toplantıların, insanların oturup dinlediği toplantılardan daha iyi sonuçlar verdiğini bulmuşlardır. Toplantılara farklı katılım seviyeleri vardır; en çok arzu edilen, tamamen etkileşimli bir ortamdır. Karar almak için toplantı oylaması bir katılım düzeyidir, ancak oybirliği ile veya bir uzlaşmaya vararak karar vermek daha aktif katılıma yol açar. Toplantılar daha aktif katılım gerektiriyorsa, liderin grup katılımını ve üye katılımını artırmak için seçebileceği birkaç şey vardır.

  1. Toplantıdan önce gündemdeki konularla ilgili görüşlerini alın. Bu, toplantı dışında, önerilen gündemi e-postayla göndererek yorum isteyerek veya sunduktan sonra her bir kişiyi arayarak yapılabilir. Geri bildirim almanın bir başka yolu da her toplantının sonunda bir sonraki toplantının gündemini her zaman birlikte planlamaktır.
  2. Bunu takımın temel kurallarına yazarak aktif katılımı teşvik edin. Temel kuralların birlikte oluşturulması ve tüm toplantılara yerleştirilmesi, tam katılımın gerekliliğini vurgulayacaktır.
  3. İnsanların hemen konuşmasını sağlamak için toplantının başlangıcında kısa buz kırıcılar veya ekip oluşturma alıştırmaları kullanın. Buz kırıcılar, ekip üyelerinin birbirlerini daha iyi tanımalarına ve konfor seviyelerini artırmalarına yardımcı olur. Grup veya ikili alıştırmalar, takım içinde üstesinden gelinmesi gereken bir sorunla veya toplantının ana konusuyla ilgili olabilir.
  4. Her zaman toplantının amacını açıklayın ve katılımcılara kendilerini veya çalışmalarını nasıl etkilediğini söyleyin. Bu, cemaatin “bu benim için ne anlama geliyor” sorusunu yanıtlamasına yardımcı olur ve cemaatte en iyi sonuçları elde etmek için onların yardımını teşvik eder.
  5. Bir toplantıda fikir üretirken daima dairesel beyin fırtınası tekniğini kullanın. Bu yöntem, çoğu insanın fikirleri tükenene kadar herkesin sırayla katkıda bulunmasını sağlar.
  6. Açık fikir ve görüş alışverişi için güvenli, saygılı bir ortam yaratın. Bunu yapmanın bir yolu, bir kişinin sorularının veya yorumlarının küçümsenmesine asla izin vermemektir – herkes değer katabilir, hatta şeytanın avukatı bile.
  7. Sorunları çözerken, herkesin eşit katılıma odaklanması için yapılandırılmış faaliyetler veya süreçler kullanın. Bu, toplantı sırasında söylenenleri not etmeyi içerir, çünkü onların düşüncelerini görmek, katılımcıların katkılarının takdir edildiğini anlamalarını sağlar ve diğerlerini toplantıda gördüklerini ve duyduklarını geliştirmeye teşvik eder.
  8. Tartışma gerektiren herhangi bir toplantı konusu için, herkesin 2-3 dakika konuşması için fazladan zaman tanıyın. Tartışma sırasında herkesi düşüncelerini, görüşlerini, artılarını ve eksilerini paylaşmaya teşvik ettiğinizden emin olun.
  9. Grubu uyandırmak için toplantı saatlerini değiştirmeyi deneyin. Her zaman öğle yemeğinden sonra bir araya gelirseniz, insanlar odaklanmak ve katılmak için çok yorgun olabilir. Toplantılar öğle yemeğinden hemen önce yapılırsa, insanlar düzgün düşünemeyecek ve etkileşim kuramayacak kadar aç olabilir.
  10. Toplantıyı daha etkileşimli hale getirmek için gruptan fikirlerini paylaşmalarını isteyin. Katılımcılar, denemek istedikleri belirli alıştırmalara veya takımın fayda sağlamasından önce kullandıkları yöntemlere sahip olabilir. Bir sonraki toplantılarınızda mutlaka farklı fikirler deneyin.

Toplantılara katılımınızı artırmanın çeşitli yollarını düşünün ve seçin. Katılımı artırmak için sıklıkla önerilen bir başka fikir, toplantılar sırasında bir yemek veya öğle yemeğidir. Toplantı atıştırmalıkları katılımı teşvik edebilir, ancak hazır bulunmanın aktif katılım anlamına gelmediğini unutmayın. Liderler, problem çözme ve karar verme süreçlerine aktif olarak katılmak için ekip üyelerinin iletişim ve katılım konusunda kendilerini rahat hissettikleri bir ortam yaratmalıdır.

Paylaş:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d blogcu bunu beğendi: